Un software de facturación viene con un buscador, por lo que conociendo el nombre del cliente o la fecha aproximada se obtiene en unos segundos.
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Aunque podemos pensar que todas las empresas emplean software de facturación, lo cierto es que aún quedan muchas que realizan las facturas una por una en Excel y las que están menos “avanzadas” aún las escriben a mano.
Esto es un error muy grave, y de hecho creemos que hay varias razones por las que utilizar un programa que englobe todas las tareas relacionadas con la facturación, más cuando en el mercado hay soluciones para todo tipo de negocios.
Se eliminan o minimizan los errores
Es cuestión de tiempo que nos equivoquemos y al hacer una factura es muy sencillo. Un error en el NIF de un cliente o a la hora de calcular el IVA nos lleva a tener que rehacer la factura, si nos damos cuenta del fallo en el momento, o a rectificarla.
El problema se elimina por completo, o se reduce a la mínima expresión, si usamos un programa de facturación que lo hace todo por nosotros.
Por ejemplo, cuando ya hemos trabajado con un cliente solo hay que seleccionarlo para que rellene sus datos, los nuestros ya estarán colocados en cada factura, los impuestos se calculan con solo poner la base imponible, etc.
Automatización de procesos
Cuando facturamos hacemos muchas tareas que son repetitivas. Por ejemplo, hay que asignar un número a la factura que tiene que ser correlativo, hay realizar un seguimiento hasta que se ha cobrado, añadir el importe a los ingresos, poner la cantidad de IVA para sumarla a la que llevamos acumulada, etc.
Estas tareas que no aportan nada al negocio la puede hacer este software por nosotros, sin errores y sin que nos tengamos que preocupar por ello.
Ahorran tiempo y costes
Nuestro tiempo es lo más valioso que tenemos, en especial si nuestro negocio es de pequeño tamaño, ya que cuando terminamos la jornada lo último que nos apetece es meternos a la oficina a “pelarnos” con las facturas.
Así, una de las mayores ventajas de ese tipo de programas es que ahorran mucho tiempo, liberando horas que podemos emplear en generar más beneficios o en estar con la familia.
Los costes también disminuyen, pues en algunos casos se puede prescindir de contratar a alguien externo que lleve la facturación, más si tenemos en cuenta que muchos de estos programas generan todos los modelos que hay que presentar a Hacienda de manera automática.
Las facturas siempre están disponibles
¿Cuántas veces hemos pasado horas buscando una factura? Las que se hacen en papel se suelen perder y además encontrarlas no es sencillo, en especial si en nuestro negocio realizamos varias todos los días.
Un software de facturación viene con un buscador, por lo que conociendo el nombre del cliente o la fecha aproximada se obtiene en unos segundos y se puede enviar tanto en formato digital como imprimirse en papel si se necesita.
Como resultado, obtenemos un gran ahorro de tiempo y problemas, pues jamás volveremos a perder una factura y siempre las vamos a tener archivadas en el ordenador o incluso en la nube.
